איך לבחור כלי לניהול פרויקטים

דרך טובה לחשוב על יום עבודה ממוצע היא לחלק אותו לסדרה של פרויקטים. חלק מהפרויקטים הללו יהיו גדולים, שיתקיימו על פני סדרה של שבועות או חודשים, וחלקם יושלמו תוך מספר שעות. על חלקם יעבדו צוותים שלמים ואחרים יהיו יוזמות אישיות. ניתן להשתמש בתוכנת ניהול הפרויקטים הטובה ביותר במגוון משימות שונות ולעבוד עבור מספר תעשיות שונות.

אבל עם מגוון רחב של כלי ניהול פרויקטים זמינים ומגוון מקרי שימוש שונים, בחירת הכלי המתאים לדרישות שלכם אינה תמיד קלה. זו הסיבה שחיברנו את המדריך הזה כיצד לבחור כלי ניהול פרויקטים. סביר להניח שתהיה חפיפה מסוימת עם פתרון CRM, אז אל תשכחו לבדוק את רשימת תוכנות ה-CRM הטובות ביותר שלנו. אבל אם ניהול פרויקטים הוא המיקוד שלכם, מאמר זה אמור לענות על כמה שאלות.

מדריך לבחירת כלי ניהול פרויקטים מתאים

מהו ניהול פרויקטים?

ראשית, חשוב להגדיר בדיוק למה אנו מתכוונים בניהול פרויקטים. ניהול פרויקטים הוא יישום של מתודולוגיות, תהליכים, מיומנויות ותוכנה בפרויקט מסוים. לפרויקט זה יהיו מטרות מוגדרות בבירור ומסגרת זמן קבועה. זה מפריד אותו מניהול רגיל, שהוא תהליך מתמשך ובלתי מוגדר.

מנהלי פרויקטים זקוקים למגוון רחב של מיומנויות על מנת להניע ולארגן את כישורי הצוות שלהם לקראת תוצאה מסוימת. חשוב לציין, ישנם מספר פתרונות תוכנה שיכולים לעזור בכך. ריכזנו עבורכם שמונה שלבים כדי להבטיח שתבחרו את הפתרון הנכון. 

שלב 1: מהם צרכי העסק שלך?

כמו בכל סוגי תוכנות העסקיות, קשה לדעת בדיוק איזה סוג פתרון אתם צריכים אלא אם כן יש לכם מטרות ברורות שאתם רוצים להשיג. פרויקטים יכולים להתמקד במספר תעשיות שונות, לכן כדאי להתחיל בהגדרת המטרות שלכם. כך תוכלו לומר בביטחון מדוע אתם זקוקים לתוכנת ניהול פרויקטים.

למרות שזה בסדר להתחיל עם מטרות רחבות היקף כמו הגדלת הכנסות או הגדלת מספר הלקוחות, אל תשכחו להתעמק בפירוט רב יותר בנוגע לפרויקטים שלכם. מטרות פרויקט ספציפיות יותר אלה כוללות שיפור התקשורת בין הצוותים, כלומר דד-ליינים, פעולה על סמך משוב מלקוחות או שיפור שיתוף הפעולה.

לאחר שתגדירו את מטרות העסק שלכם, יהיה קל יותר לשלול כלי ניהול פרויקטים מסוימים שאינם רלוונטיים. זה יותיר לכם מאגר פתרונות קטן יותר לבחירה, ימקד את החיפוש שלכם ויגדיל את הסיכוי שתמצאו כלי שמתאים לצרכים שלכם.

שלב 2: מה התקציב שלך?

לפני שאתם מתחייבים לכלי עסקי כלשהו, בין אם מדובר בשירות שיווק מקוון או בפתרון אחסון ענן, עליכם להיות ברורים לגבי הסכום שעליכם להוציא. כשאתם מגדירים את התקציב שלכם, זכרו לחשוב לטווח ארוך, ולא להתמקד יותר מדי בעלויות הראשוניות שלכם. זה חשוב במיוחד עם שירותי מחשוב ענן, שלעתים קרובות כרוכים בעלויות מנוי המשולמות חודשיות או שנתיות. 

עם כלי ניהול פרויקטים מבוסס ענן, ההוצאות הראשוניות שלכם צפויות להיות קטנות, אך חשוב לקחת בחשבון מהן העלויות השוטפות שלכם. אלו יכולות להצטבר עם הזמן ולהפוך כל פתרון ליקר בטווח הארוך. כמו כן, שקלו אם תנאי התשלום שלכם מעניקים לכם גישה לכל מגוון הפונקציונליות שמגיעה עם כלי ניהול הפרויקטים שבחרתם. לדוגמה, ייתכן שחלק מהתכונות יהיו זמינות רק לרמות התשלום הגבוהות יותר. 

יתר על כן, אל תזלזלו בתוכנות ניהול פרויקטים חינמיות נהדרות בשוק. אלו לא בהכרח נחותות בשל היותן חינמיות. פתרונות רבים, החל מטרלו ועד Zoho Projects, לא יעלו דבר אך עדיין מספקים תכונות שימושיות כמו תזמון ואוטומציה.

שלב 3: מהם האתגרים?

אין טעם להעמיד פנים שהאימוץ של כלי עסקי חדש לחלוטין יהיה ללא בעיות. היכרות עם פתרון ניהול הפרויקטים החדש שלכם עלולה להיתקל במספר רב של מכשולים. אם תרשמו לעצמכם מראש מהן עשויות להיות, תהיו מוכנים טוב יותר לקראתן. 

לדוגמה, האם לעובדים שלכם יש את הכישורים להשתמש בכלי ניהול הפרויקטים שלכם ללא הכשרה או תמיכה נוספת? אם לא, לאיזה סוג של השקעה תוכלו להתחייב כאן – מבחינת כספים וזמן? כיצד יתאים כלי ניהול הפרויקטים שבחרתם למערך ה-IT הקיים שלכם? סביר להניח שהעובדים שלכם כבר רגילים לדרכי עבודה מסוימות ולכלים ספציפיים. האם ניהול הפרויקטים החדש שלכם ישתלב בצורה חלקה עם אלה, או שסביר להניח שתהיה תקופת הטמעה?

אינטגרציה היא אתגר פוטנציאלי נוסף. חלק מכלי ניהול הפרויקטים, כמו Miro, מציינים את האינטגרציות שלהם עם צד שלישי כאחת מכוחות הליבה שלהם, אך ייתכן שתיתקלו בבעיות מסוימות עם אחרים. לעתים קרובות אינטגרציות אלו יכולות להיות קריטיות לניהול חלק של פרויקטים, כולל עם כלים ידועים כמו Slack, Dropbox ורבים אחרים.  

שלב 4: אילו תכונות תצטרכו?

התכונות המוצעות בכלי ניהול פרויקטים יכולות להשתנות באופן משמעותי, לכן מומלץ להשוות את הצרכים שלכם לפונקציונליות של הכלי הפוטנציאלי שלכם. חלק מהתכונות הנפוצות יותר שמגיעות עם כלי ניהול פרויקטים כוללות ניהול ציר זמן, כלי שיתוף פעולה, מעקב אחר התקדמות וניתוח נתונים. 

חשוב לזכור, עם זאת, שייתכן שלא בהכרח תהיה לכם גישה לתכונה מסוימת רק משום שהיא חלק מכלי ניהול הפרויקטים שבחרתם. ייתכן שהתכונה שמעניינת אתכם זמינה רק אם אתם מתחייבים לרמות התמחור הגבוהות יותר. אוטומציה, לדוגמה, נחשבת בדרך כלל לאחת התכונות המתקדמות ביותר בכל כלי ניהול פרויקטים – אך היא גם אחת השימושיות ביותר מבחינת הגברת הפרודוקטיביות. זוהי תכונה שיכולה לשחרר את העובדים שלכם מהמשימות הידניות החוזרות על עצמן, כך שיוכלו להתמקד בהוספת ערך לפרויקטים שלכם.

שלב 5: כיצד תמדדו הצלחה?

לפני שבוחרים כלי לניהול פרויקטים, מומלץ שתדעו כיצד תקבעו אם הוא עונה על הצרכים שלכם. חשבו על מדדים למדידת מידת ההצלחה של יישום ניהול הפרויקטים שלכם. מדדי ביצועים (KPI) שכדאי להתמקד בהם כוללים זמן השלמה, סטיית תקציב, שביעות רצון לקוחות ויעילות ניהול סיכונים. 

עליכם גם לוודא שאתם אוספים מספיק נתונים כדי שתוכלו להיות בטוחים אם אתם עומדים ביעדי ה-KPI שלכם או לא. אל תתייאשו מדי אם לא תצליחו לעמוד בהם בפרויקט הראשון שתקצו לתוכנת ניהול הפרויקטים שלכם. ייתכן שזה אומר שאתם צריכים עוד קצת זמן כדי להכיר את הכלי, ועדיין זה אמור לשמש כהזדמנות מצוינת ללמוד עוד על דרכי העבודה שלכם.

שלב 6: השתתפות בניסוי

הדרך הטובה ביותר לוודא שאתם בוחרים את כלי ניהול הפרויקטים הנכון היא לצבור ניסיון ממקור ראשון. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת תוך הגנה על הכספים שלכם היא להירשם לתקופת ניסיון בחינם. כלי ניהול פרויקטים רבים מציעים זאת, כמו Liquid Planner, המאפשר למשתמשים ליהנות מהפלטפורמה למשך 14 יום לפני שהם מתחייבים לחוזה ארוך יותר. 

ברוב המקרים, כל מגוון התכונות זמין בגרסת הניסיון של כלי ניהול הפרויקטים. משמעות הדבר היא שתוכלו לנסות את הפתרון במספר תרחישים שונים כדי לבחון את התאמתו לעסק שלכם. שימו לב האם גרסת הניסיון החינמית היא שירות הרשמה או ביטול הרשמה, שכן זה יקבע אם תחויבו אוטומטית בסיום תקופת הניסיון. וודאו שיש לכם דרך להעריך האם גרסת הניסיון הייתה מוצלחת או לא, לפני שאתם מתחילים.

שלב 7: מחקר סופי

אתם מתקרבים לבחירת כלי ניהול הפרויקטים שלכם, אז הגיע הזמן לערוך כמה חלקים אחרונים של מחקר. דרך טובה לסיים את המחקר שלכם היא לשאול אנשים פרטיים ועסקים מה הם חושבים על הפתרון הפוטנציאלי שלכם. בקשו מהם להיות כנים ככל האפשר, תוך מתן נקודות החוזק והחולשה של הכלי. 

בנוסף לפנייה ישירה, עיינו בפורומים מקוונים ואתרי ביקורות כדי לאמוד את הדעה הכללית סביב פלטפורמת ניהול הפרויקטים. ודאו שאתם מבקשים גם משוב מפורט – לא רק האם פתרון מקבל אישור או לא. מה לא עובד טוב? האם ראיתם עדכונים או התקדמות רבים מאז שהתחלתם להשתמש בפלטפורמה? כל אלה הן שאלות שיכולות לעזור לכם לבחור את פתרון ניהול הפרויקטים שלכם.

שלב 8: קבלו את ההחלטה שלכם

לאחר שתסיימו את כל בדיקות הנאותות הנדרשות, הגיע הזמן לקחת את הצעד ולבחור כלי לניהול פרויקטים. אספו את כל המחקרים, ההערכות הפנימיות, חוות הדעת של בעלי העניין ועוד, כדי שתוכלו לקבוע איזו פלטפורמה מתאימה ביותר לצרכים שלכם. 

עם זאת, ההחלטה שאתם מקבלים אינה חייבת להיות התחייבות ארוכת טווח. עקבו אחר ביצועי פתרון ניהול הפרויקטים ואל תפחדו לעבור לפלטפורמה אחרת אם אתם מתחילים לא לעמוד ביעדי ה-KPI שלכם. כלי ניהול הפרויקטים הנכון עשוי להשתנות בהתאם למטרותיכם המתפתחות. קבלו החלטה מושכלת אך תמיד השאירו אותה לבדיקה.