איך לבחור תוכנה לניהול מקום עבודה

העבודה מרחוק ירדה משמעותית מאז מגפת הקורונה, אם כי רבים עוברים ללוח זמנים היברידי (משרד + עבודה מרחוק) במקום לוח זמנים מבוסס משרד בלבד. עלייתם של מקומות עבודה היברידיים עוררה את הצורך בתוכנה לניהול תהליך זה ביעילות. 

מעבר למודל היברידי ללא התוכנה המתאימה יכול להיות מאתגר עבור חברה. מודל זה יכול לשבש את התקשורת וניהול המשימות אם הוא לא מנוהל היטב. למרבה המזל, תוכנה היברידית לסביבת עבודה הפכה את המודל הזה לאפשרי, ואנחנו רוצים לעזור לכם לבחור את המודל הנכון. נסביר על תוכנת ניהול היברידית, כיצד היא פועלת, סוגיה והשיקולים העיקריים בבחירת הטובה ביותר.

מהי תוכנה היברידית למקום עבודה?

זה מתייחס לתוכנת מחשב המסייעת לך לתאם ולנהל עבודה היברידית עבור עובדים. אין תוכנת מקום עבודה היברידית אחת. במקום זאת, מונח זה מתייחס לאוסף של תוכנות המאפשרות שיתוף פעולה מרחוק וניהול משימות עבור מקומות עבודה היברידיים. 

סוגי תוכנות היברידיות לסביבת עבודה

התוכנה מגיעה בצורות שונות, ביניהן:

1. ניהול מסמכים מאוחד

מרכז מרכזי לאחסון וניהול מסמכים של חברות. לכל עובד צריכה להיות גישה למרכז זה כדי לאחזר מסמכי עבודה רלוונטיים. כמנהל, אתה יכול לשלוט למי יש גישה לאילו מסמכים. אתה גם מקבל יומני ביקורת כדי לנטר מי ניגש למסמכים ספציפיים במקרה של דליפות.

2. תקשורת עסקית

פלטפורמה המאפשרת לעובדים לתקשר ביעילות. מקומות עבודה היברידיים דורשים תקשורת חלקה כדי לעבוד. העובדים צריכים להיות מסוגלים ליצור קשר זה עם זה גם אם לא כולם במשרד באותו זמן. לכן, אתם זקוקים לפלטפורמה המאפשרת העברת מסרים מיידיים לחברי הצוות. 

3. ניהול משימות

תוכנה המקלה על מנהלים להאציל משימות לעובדים ולעקוב אחר התקדמותם. כלי ניהול משימות הוא קריטי בכל מקום עבודה היברידי, שכן העובדים חייבים לדעת את המשימות והמועדים הנדרשים מהם למרות עבודה מרחוק.

4. שיחות וידאו

פגישות הן חיוניות בכל מקום עבודה, בין אם מרחוק, במשרד או היברידי. מקום עבודה היברידי זקוק לפלטפורמה לאירוח פגישות וידאו עם עובדים העובדים בתוך המשרד או מחוצה לו. בדרך זו, כולם נשארים מעודכנים ללא קשר למיקום.

5. תוכנת הזמנת שולחן עבודה

פלטפורמה בה חברות משתמשות לתזמון וניהול שולחנות עבודה ומרחבי עבודה משותפים. עובדים משתמשים בפלטפורמה זו כדי להזמין שולחנות עבודה פיזיים ומקומות עבודה לפני שהם נכנסים למשרד.

6. תוכנת משאבי אנוש

פלטפורמה המסייעת לצוותי משאבי אנוש (HR) לנהל עובדים. פלטפורמה זו מסייעת בקליטת עובדים, הערכת ביצועים, סקרי מקום עבודה ומשימות אחרות הקשורות למשאבי אנוש.

יתרונות של תוכנת מקום עבודה היברידית

עסקים יכולים להפיק תועלות רבות מתוכנות היברידיות לסביבת עבודה, כולל

1. פרודוקטיביות משופרת

תוכנה היברידית לסביבת עבודה מסייעת בשיפור הפרודוקטיביות גם כאשר עובדים עובדים ממיקומים שונים. היא מאפשרת שיתוף פעולה ותקשורת חלקים בין עובדים, ומאפשרת להם לתאם משימות ולעבוד ביעילות. 

מחקרים רבים הראו שמקומות עבודה היברידיים או מרוחקים פרודוקטיביים באותה מידה, ובמקרים מסוימים, פרודוקטיביים יותר, מאשר מקומות עבודה משרדיים. עם זאת, נדרשת תוכנה כדי לתאם מקומות עבודה היברידיים כדי לשמור על פרודוקטיביות גבוהה זו.

2. גמישות

תוכנה היברידית לסביבת עבודה מספקת גמישות לעובדים שלכם. בעזרת התוכנה המתאימה, העובדים אינם צריכים לדבוק בלוחות זמנים נוקשים של 9 עד 5. במקום זאת, הם יכולים לעבוד כשהם הכי נוחים, מה שתורם לפרודוקטיביות גבוהה יותר. התוכנה מאפשרת לעובדים להישאר מעודכנים בזמן שהם עובדים בקצב שלהם.

3. גישה טובה יותר לכישרונות

מקומות עבודה המבוססים אך ורק על משרדים הולכים ופוחתים. עובדים רבים מעדיפים כיום לעבוד במקומות עבודה מרוחקים או היברידיים. מצב זה חל באופן משמעותי על מגזר הטכנולוגיה, שבו כישרונות חיוניים להצלחת כל חברה. התוכנה מאפשרת לחברות לנהל מקומות עבודה היברידיים ביעילות, ומעניקה להן גישה למאגר הכישרונות התובעני יותר ויותר של לוחות זמנים היברידיים.

4. משוב מתמשך

תוכנה היברידית לסביבת עבודה מאפשרת לך לקבל משוב מתמשך מהצוות שלך. אתה יכול להשתמש בתוכנה כדי לנתח את פרודוקטיביות העובדים ולקבוע כיצד להתאים את התהליכים שלך לפרודוקטיביות גבוהה יותר. אתה יכול לערוך סקרים ולקבל משוב מעובדים על תהליכי העבודה שלהם. אתה יכול לתקשר בצורה חלקה עם העובדים ללא קשר למיקומם.

תוכנה היברידית לסביבת עבודה מאפשרת אינטראקציה קלה עם עובדים ולקבל חוות דעת כנות שאולי לא ירגישו בנוח לשתף פנים אל פנים.

דוגמאות לתוכנות היברידיות לסביבת עבודה

בואו נבחן כמה דוגמאות מתאימות לתוכנות היברידיות לסביבת עבודה: 

1. סלאק

Slack היא פלטפורמת תקשורת צוותית פופולרית. היא מאפשרת לעובדים לתקשר בצורה חלקה ולשמור על כולם מעודכנים. משתמשים יכולים לשוחח בצ'אט אחד על אחד או להשתתף בצ'אטים קבוצתיים. עובדים יכולים לשתף קבצים ולבצע שיחות קוליות ווידאו עם מספר משתתפים.

בעת כתיבת הודעת Slack, ניתן לשלוח פינג לכל עובד עם שם המשתמש שלו כדי להעביר מידע חשוב. Slack מציעה ממשק אינטואיטיבי שהופך את השימוש בה למהנה. היא מציעה תוכנית חינמית עם תכונות מוגבלות ותוכניות בתשלום כדי ליהנות מתכונות מתקדמות כמו פגישות אודיו ווידאו אישיות או קבוצתיות ואינטגרציות ללא הגבלה עם צד שלישי.

למידע נוסף, תוכלו לקרוא את סקירת Slack המלאה שלנו.  

2. זום

זום היא תוכנת שיחות הווידאו הפופולרית ביותר למרות היותה נכנסת מאוחר לתעשייה. פלטפורמה זו צברה תאוצה במהלך מגפת הקורונה, כאשר חברות עברו במהירות לעבודה מרחוק כדי להפחית התקהלויות פנים אל פנים ולמנוע את התפשטות המגפה.

מאז, זום ביססה את מעמדה כפתרון הווידאו-קונפרנס המועדף לעסקים קטנים, בינוניים וגדולים. כוחה של זום טמון בהיותה שירות חינמי. כל אחד יכול להשתמש בתכונות הבסיסיות של שיחות הווידאו בחינם, הכוללות עד 40 דקות ו-100 משתתפים לפגישה. עסקים יכולים לשלם כדי להאריך את שעות הפגישה ומספר המשתתפים.

עם זום לצידכם, עובדים יכולים תמיד לקיים פגישות למרות שהם עובדים חלקית מהבית. 

למידע נוסף, ניתן לקרוא את סקירת זום המלאה שלנו. 

3. פירות

מירו היא פלטפורמת שיתוף פעולה דיגיטלית בולטת. היא ידועה בעיקר בזכות הלוח הדיגיטלי הווירטואלי שלה, המאפשר לעובדים לבצע סיעור מוחות ולהחליף רעיונות ללא קשר למיקום. 

מקובל במשרדים להשתמש בלוחות מחיקים פיזיים שבהם עובדים יכולים לכתוב ולהחליף רעיונות. מירו פשוט הופכת את הלוח הזה לדיגיטלי עבור מקומות עבודה מרוחקים או היברידיים. מספר אנשים יכולים לשתף פעולה על אותו לוח מחיק וירטואלי כפי שהיו עושים בפגישות פיזיות.

מירו מספקת גם כלים לחברות לבניית מפות דרכים ולניהול פרויקטים. היא מציעה תכונות רבות כדי להקל על שיתוף פעולה במקומות עבודה היברידיים.

למידע נוסף, ניתן לקרוא את הסקירה המלאה שלנו על מירו. 

שיקולים בבחירת תוכנה היברידית לסביבת עבודה

1. עלות

עלות היא הגורם הראשון שיש לקחת בחשבון בעת בחירת תוכנה היברידית למקום עבודה. בין אם אתם מחפשים כלי לשיחות וידאו, כלי שיתוף פעולה, מנהל משימות וכו', אתם זקוקים לפלטפורמה שתוכלו להרשות לעצמכם בטווח הארוך. אתם לא רוצים שהארגון שלכם ייפגע בגלל שאתם לא יכולים לשלם את חשבונות התוכנה. 

היתרון של תוכנות היברידיות לסביבת עבודה הוא שלרובן יש תמחור שקוף. צפו לתשלום חודשי או שנתי קבוע בהתאם למספר המשתמשים. לדוגמה, Slack, Zoom ו-Miro גובים עמלות חודשיות או שנתיות משתנות עבור כל משתמש, וארגונים גדולים יכולים לקבל הנחות בכמות גדולה. 

תמחור שקוף מאפשר לך להעריך בקלות את הסכום שתשלמו ולהחליט אם התקציב שלך מספיק לתוכנה מסוימת בטווח הארוך. כלי עבודה היברידיים רבים מציעים גרסאות ניסיון בחינם ל-14, 21 או 30 יום, המאפשרות לך לבדוק את התכונות לפני קבלת החלטה סופית. אם אינך מרוצה לאחר התשלום, בדרך כלל יש חלון זמן לקבלת החזר כספי מלא.

2. קלות שימוש

ניווט וקלות שימוש הם שיקולים חיוניים בבחירת תוכנה היברידית למקום עבודה. אתם זקוקים לפלטפורמה עם ממשק אינטואיטיבי שהעובדים שלכם יוכלו לנווט בו בקלות, במיוחד עובדים שאינם טכניים. ממשקים מורכבים מדי עלולים לתסכל עובדים ולהפחית את הפרודוקטיביות. הם עלולים גם להוביל לטעויות יקרות.

הזכרנו קודם לכן גרסאות ניסיון בחינם. תקופת ניסיון בחינם מאפשרת לכם לבדוק את האינטואיטיביות והנוחות של ממשק התוכנה מבלי לשלם. תוכלו לבדוק אם לפלטפורמה יש ממשק מודרני ורספונסיבי, עם תכונות המסודרות כך שמשתמשים יוכלו לגשת אליהן בקלות. אם אינכם מרוצים, תוכלו לבטל את תקופת הניסיון החינמית ולחפש פלטפורמה אחרת.

3. אפליקציה לנייד

הרבה עבודה מתבצעת כיום בטלפונים ניידים. למעשה, טלפונים ניידים מהווים כיום כמעט 60% מהתנועה המקוונת. כל תוכנה היברידית למקום עבודה ללא אפליקציה סלולרית נמצאת בעמדת נחיתות תחרותית. 

דמיינו שפתרון שיחות הווידאו שבחרתם חסר אפליקציה לנייד; עובדים לא יוכלו להשתתף בפגישות כאשר לא נוח להשתמש במחשב נייד, למשל, במהלך נסיעה לעבודה. אבל, בעזרת אפליקציה לנייד, עובדים יכולים לקיים שיחות קוליות ווידאו מכל מקום ולשמור על זרימת עבודה חלקה.

כל תוכנת מקום עבודה היברידית שתבחרו צריכה לכלול אפליקציות מובייל עבור מכשירי iOS ואנדרואיד כאחד. האפליקציה המובייל מבטיחה שהעובדים יישארו מסונכרנים ללא קשר למיקומם.

4. מדרגיות

החברה שלך לא תישאר באותו גודל לנצח. יכולים להיות לך 100 עובדים היום ו-200 תוך שנה, 150 היום ו-400 תוך שנה, וכן הלאה. לכן, אתה זקוק לתוכנת מקום עבודה היברידית שניתן להרחיב באופן אמין מבלי לפגוע במהירות ובביצועים. אתה אמור להיות מסוגל להוסיף חשבונות משתמשים חדשים עם מעט טרחה.

לדוגמה, Slack מאפשרת הוספת חברים חדשים למקום העבודה שלכם להיות קלה באופן ניכר. פלטפורמה זו משתמשת בשרתי ענן של Amazon Web Services (AWS), מה שמאפשר לה להתמודד עם שימוש מוגבר ללא היסוס. כל כלי מקום עבודה היברידי שתבחרו צריך להיות ניתן להרחבה בקלות.

5. שירות לקוחות

שירות לקוחות הוא שיקול מכריע בבחירת תוכנה היברידית למקום עבודה. אין תוכנה מושלמת; באגים יכולים להתרחש בכל עת, מה שמותיר אתכם זקוקים לעזרה חיצונית לפתרון. לפני בחירת פלטפורמה, בדקו אילו אפשרויות שירות לקוחות הם מציעים. האם ניתן ליצור קשר עם צוות התמיכה בטלפון, בצ'אט חי או בדוא"ל? אם כן, האם ניתן ליצור איתם קשר רק בשעות העבודה או 24/7?

זה לא רק היכולת ליצור קשר עם צוות התמיכה. הצוות צריך להיות מאויש על ידי אנשים מנוסים שמוכנים לפתור את הבעיות שלך. הדרך הטובה ביותר לקבוע את מעמד תמיכת הלקוחות של פלטפורמה היא על ידי עיון בביקורות קודמות. אם אתה מבחין בשיעור גבוה של תלונות על תמיכת לקוחות, זה סימן לשקול פלטפורמות חלופיות.

6. אבטחה

עליכם לשקול את האבטחה בעת בחירת תוכנה היברידית למקום עבודה. עבודה מרחוק או היברידית מגיעה עם סיכוני אבטחה, ויש צורך למצוא פלטפורמות שמצמצמות סיכונים אלה.

כל תוכנת מקום עבודה היברידית שתבחרו צריכה לכלול תכונות מתוחכמות למניעת דליפות וגניבה של נתונים. ראשית, עליה להשתמש באלגוריתמי הצפנה מתקדמים כדי למנוע מגורמים זדוניים לגנוב את הנתונים שלכם. הנורמה בתעשייה היא תקן ההצפנה המתקדם (AES), המשתמש במפתחות של 128, 192 או 256 סיביות כדי להצפין ולפענח נתונים. אם מישהו ניגש לנתונים תוך כדי העברה, הם יהיו חסרי תועלת עבורו מכיוון שאין לו את מפתחות הפענוח הנדרשים.

מאפיין אבטחה נוסף שכדאי לחפש הוא אימות דו-שלבי, הדורש שני אמצעי זיהוי לפני מתן גישה לחשבון. מנגנון הזיהוי הראשון הוא האישורים הנכונים (שם משתמש וסיסמה), והשני הוא קוד סודי ייחודי וחד-פעמי שנשלח למספר טלפון או כתובת דוא"ל מקושרים. אימות דו-שלבי מונע מהאקרים לפרוץ לפלטפורמת מקום העבודה ההיברידית שלכם גם אם הם גונבים את האישורים של משתמש לגיטימי.

ארגונים מסוימים משתמשים גם בכניסה יחידה (SSO), המאפשרת לעובדים להשתמש במזהה יחיד כדי להתחבר לפלטפורמות מרובות לנוחות רבה יותר.

7. אינטגרציות של צד שלישי

אף תוכנה היברידית למקום עבודה לא יכולה לספק לכם את כל התכונות שאתם רוצים. זו הסיבה שרוב הפלטפורמות כוללות אינטגרציות עם אפליקציות צד שלישי כדי לספק פונקציונליות נוספת. לדוגמה, ניתן לשלב את Slack עם פלטפורמות אחסון ענן של צד שלישי כמו Box ו-Dropbox, מה שיאפשר לכם לייבא קבצים מפלטפורמות אלו בלחיצת כפתור. ניתן לשלב את Zoom עם Slack, מה שיאפשר לעובדים להצטרף לפגישות וידאו ישירות מערוץ Slack או מהודעה ישירה.

אינטגרציות של צד שלישי מאפשרות לחברות להוסיף תכונות נוספות כדי לעודד שיתוף פעולה בין עובדים. הן תורמות משמעותית להצלחתו של מקום עבודה היברידי.

זה לא רק עניין של אינטגרציות. האינטגרציות צריכות להיות גם קלות להגדרה. עדיף שתוכלו להיות מסוגלים להגדיר דברים בכמה שלבים במקום להזדקק למתכנת כדי לנווט בין שלבים מורכבים רבים.

מקומות עבודה היברידיים נמצאים באופנה. כל חברה שאינה מציעה עבודה מרחוק או היברידית (בתעשייה שבה זה אפשרי) נמצאת בעמדת נחיתות תחרותית. עם זאת, מקומות עבודה היברידיים דורשים תוכנות שונות כדי לתפקד. 

הסברנו על תוכנות היברידיות לסביבת עבודה, סוגיהן, יתרונותיה והשיקולים בבחירתן. עקבו אחר הטיפים שלנו, וסביר להניח שתבחרו בתוכנות שיעזרו לקדם את הארגון שלכם.