התייחסות לפערים בניהול ה-RPA

אוטומציה הייתה אבן יסוד בחדשנות עסקית במשך מאות שנים, והתפתחה ממנגנונים מוקדמים כמו גלגל המים וטחנת הרוח ועד להשפעות המהפכניות של מנוע הקיטור והחשמל. עם זאת, תהליך האוטומציה מעולם לא פותח כך שיהיה ללא שליטה, למשל, להשאיר אותו פועל וללכת משם. ניטור, ניהול ושדרוגים ממשיכים להיות חלק מהתהליך, כולל בינה מלאכותית (AI). כמו בכל אוטומציה לאורך ההיסטוריה, בינה מלאכותית שאפה לשפר את היעילות, הפרודוקטיביות והנוחות, אך עדיין נדרשת שותפות אנושית כדי להבטיח יציבות.

תהליך רובוטי (אוטומציה?)

אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) נכנסה לעולם העסקים של ימינו כדי לבצע משימות שגרתיות ושגרתיות. היא משרתת את אותה מטרה שיש לאוטומציה באופן קבוע – לחסוך זמן ומשאבים תוך הגברת הדיוק והפרודוקטיביות. במקרה של RPA, היא מבצעת את המשימות השגרתיות הנדרשות לגישה ליישומי אינטראנט, תכנון משאבי ארגון (ERP), ניהול קשרי לקוחות (CRM), חשבונות לתשלום/תשלום (A/P) ומשאבי אנוש (HR).

RPA מסדיר כעת את עיבוד החשבוניות, השכר ותביעות. משימות אלה כוללות חילוץ מידע מתוכן דיגיטלי המאוחסן במאגרי מסמכים או במהלך עיבוד לכידת תוכן. המטרה היא יעילות תהליכית, דיוק נתונים טוב יותר ונקודת עלות נמוכה יותר.

עם זאת, משתמשים אינם נדרשים להחזיק במיומנויות תכנות או קידוד ברמה נמוכה כדי למנף RPA. חוסר ידע זה בקידוד אינו אומר שמדובר בפעולה ללא מגע יד – פיקוח ושדרוגים נחוצים. בהתחשב בכך, נבחן את פערי הניהול, התפעול והממשל שיכולים להיווצר בארגון בעת ניהול כוח אדם דיגיטלי.

מפו את הפערים

כדי ש-RPA ישמש ביעילות וראויות, נדרשת מסגרת מקיפה לניהול פלטפורמת ה-RPA. ניהול זה כולל הכרת התפקידים, האחריות ותהליכים אחרים הקשורים להפעלת RPA. לתפקוד תקין של RPA, יש צורך לסגור את מה שמכונה "פערים בניהול פלטפורמה" לצורך ניהול פעיל של שינויים, ניהול אירועים והסכמי רמת שירות (SLA). מסיבות אלה, יש צורך להבטיח שההנהלה מספקת תובנות לגבי:

מדדי ביצועים: מדדי ביצועים כוללים ניצול רובוטים, תפוקה, זמן מחזור, שיעורי שגיאות וחיסכון בעלויות.

יישומי יעד רובוטים: מידע על רמת השירות עבור היישומים שהרובוטים מבצעים אוטומציה, כגון זמינות יישומים, ביצועים ורמות שירות.

תובנה תפעולית: נראות לגבי אופן הפעולה של פלטפורמת ה-RPA, כגון זמן הפעילות של פלטפורמת ה-RPA, תקינות מסד הנתונים של ה-RPA ושיעורי שגיאות המערכת.

חילוץ ה"ניחוש" מתוך ניחושים

אנשי IT רוצים להשלים משימות ללא ניחושים. מסיבה זו, תובנות הן קריטיות לניהול יעיל ואופטימיזציה של ביצועי תוכנית ה-RPA והיעילות שלה. מערכת הכללים, התהליכים והבקרות שנקבעו לניהול ופיקוח על היישום, התפעול והתחזוקה של RPA היא המשמעות של "ממשל ופיקוח".

ממשל ופיקוח מכסים את יכולת ההרחבה של RPA, או היכולת של RPA להתמודד עם מספר הולך וגדל של תהליכים, עסקאות ומשתמשים. לפני הרחבת פעולות RPA, אנשי IT חייבים לחשוב היטב על התשתית, המשאבים, הקיבולת ועוד. להלן רשימת הבדיקה החיונית שיש לבצע לפני הרחבה:

• האם מדרגיות RPA מוגבלת על ידי תמיכה בתשתית RPA?
• האם יכולת ההרחבה של RPA מוגבלת על ידי האופן שבו פלטפורמות ה-RPA שלכם מנוהלות כיום?
• האם חלק מתהליכי ה-RPA האוטומטיים ברמת מורכבות דורשים משאבים נוספים?
• האם ה-RPA שלכם משולב עם מערכות מדור קודם עם קיבולת מוגבלת?
• איך תדעו מי שינה או עדכן את סביבת ה-RPA?

חשוב לציין שסיכוני פרטיות נתונים, אבטחה ותאימות יגדלו ככל שתוכנית ה-RPA תגדל. ודאו שאתם יודעים למי יש שליטה ברמת מנהל לנהל ולשנות את תצורת ה-RPA והגישה אליו.

הכלי הנכון למשימה

בעוד שפלטפורמות RPA יכולות להביא לתוצאות חיוביות, לוקח להן זמן להסתגל לשינויים ביישומי היעד. עדכונים, גרסאות חדשות או יישומים מוחלפים החיוניים לתהליכים רובוטיים עלולים לגרום לכשלים תפעוליים ולנתונים שגויים. ניהול שגיאות באוטומציה של RPA הוא בדרך כלל אתגר בקנה מידה גדול. לכן, מסגרת ניהול ופיקוח יעילה עבור תוכניות RPA היא קריטית.

ככל שתוכנית ה-RPA תגדל, כלי תוכנה יסייעו לסגור את הפערים האפשריים בניהול ובממשל של פלטפורמת ה-RPA. כלים של צד שלישי מספקים את התובנות, הבקרה והפיקוח הנדרשים כדי להפחית סיכונים ולהבטיח את החזר ההשקעה הגבוה ביותר מההשקעה ב-RPA. חלק מהכלים הנוספים הללו מספקים יכולות ניהול ללא סוכנים כדי לסייע להבטיח את המשך הבריאות והפרודוקטיביות של פלטפורמות ה-RPA. יכולות אלו בסופו של דבר מעניקות לארגונים מסגרת מקיפה לניהול פעיל של תפקידים, אחריות ותהליכים הקשורים ל-RPA. בנוסף, הם גם מציעים את היכולת לנהל רובוטים בקנה מידה גדול, לדעת ביצועים ולקבל התראות אוטומטיות כאשר מתרחשות בעיות.

דע את הסטטיסטיקות הבסיסיות שלך

בנוגע ל-RPA, ביצועי ביצועים, יעילות ואפקטיביות של מערכת ארגון מוערכים ומשווים את ביצועיה, יעילותה ואפקטיביותה מול סטנדרטים, שיטות עבודה מומלצות או מתחרים. הם מובילים לקבלת החלטות מושכלות לפני הוספת קיבולת לשדרוגים, יישומים חדשים והעברות. כדי לקבוע מדד ביצועים מעשי ומועיל, חיוני שתהיה גישה למדדי RPA כגון:

• רמות משתמש
• רמות עיבוד לכידה
• פעילות מאגר
• רמות ביצועי עסקאות
• פעילות מסד נתונים
• פעילות שרת היישומים
• נפחי עיבוד זרימת עבודה
• נפחי עיבוד טרנספורמציה
• רמות שירות פלטפורמת ECM
• רמות שירות פלטפורמת RPA
• רמות שירות של אינטגרציית יישומים

יישומי IT משתנים ללא הרף. ככל שארגון גדל ומתפתח, הערכת רמות השירות, הביצועים וקווי הבסיס של מערכות RPA הופכת חיונית.

אין ספק ש-RPA יועיל לארגון שלכם באותו אופן בסיסי שבו גלגל המים מגביר את יעילות טחינת התבואה. עם זאת, במקרה של RPA, ארגונים לא יכולים פשוט לחבר אותו לחשמל ולשחרר אותו – למרות ש"אוטומציה" היא חלק מהשם. על המשתמשים לסגור כל פער אפשרי בניהול, תפעול וממשל באמצעות כלי תוכנה נוספים, הכרת תפקידים ואחריות, וביצוע השוואות ביצועים. תהליך זה יבטיח שתקבלו את ה-ROI הטוב ביותר ככל שהמערכת מתפקדת וצומחת. כלל אצבע חשוב: אתם יכולים להפוך את המערכת לאוטומטית, אבל אתם עדיין חייבים להשתתף.