מה זה חתימות אלקטרוניות וכיצד הן פועלות?

מגפת הקורונה זירזה את הטרנספורמציה הדיגיטלית ברחבי הארגון. עסקאות פנים אל פנים כבר לא היו אפשריות, וארגונים נזקקו לפתרונות כדי להתקדם בפעילות דיגיטלית.

עם הדיגיטציה המהירה של זרימות עבודה בארגונים, אימוץ חתימות אלקטרוניות ראה עלייה דרמטית. בשנת 2020, P&S Intelligence מצאה כי קצב הצמיחה המשוער של שוק החתימות האלקטרוניות היה 39%, בעוד מחקר של דלויט גילה כי השפעת המגיפה על אופן ניהול העסקים הפכה את שוק החתימות האלקטרוניות לאחד הצומחים ביותר בעולם.

אבל מה בדיוק נחשבת לחתימה אלקטרונית, ואיך היא פועלת? לאחרונה נוצרה מעט בלבול בנושא, במיוחד סביב מהי חתימה אלקטרונית ומה כרוך בתהליך החתימה – אז בואו נתחיל.

מהי חתימה אלקטרונית?

ברמה הבסיסית ביותר, חתימות אלקטרוניות מחייבות מבחינה משפטית ופועלות באותו אופן כמו חתימות מסורתיות בכתב יד. ההבדל העיקרי בין השתיים טמון באמצעי שבו נחתם המסמך. שתי צורות החתימה משמשות כתיעוד מתמשך של כוונת החותם, המתבטאת בדרך כלל ככוונה לציית לתנאי ההסכם. לדוגמה, כאשר קונים מכונית, יש לחתום על הלוואות וחוזים; ניתן לחתום על מסמכים אלה באופן אישי עם חתימה בכתב יד או מרחוק באמצעות חתימות אלקטרוניות.

לאור כל זאת, חשוב להבין את ההבדל בין חתימות אלקטרוניות לחתימות דיגיטליות – מכיוון שמונחים אלה אינם ניתנים להחלפה. כפי שצוין קודם לכן, חתימה אלקטרונית היא, כמו המקבילה שלה על נייר, מושג משפטי. עם זאת, חתימות דיגיטליות הן סוג של חתימה אלקטרונית הבנויה על טכנולוגיית הצפנה/פענוח. הצפנת חתימה דיגיטלית מאבטחת את הנתונים הקשורים למסמך חתום ומסייעת באימות האותנטיות של רשומה חתומה.

הדיגיטציה של עולמנו מניעה את אימוץ החתימות האלקטרוניות. הן מטבען נוחות יותר בהשוואה לחתימות בכתב יד, בהתחשב בזמן ובמשאבים שהן חוסכות לכל המעורבים בעסקה. לדוגמה, ספק P&C מוביל התמודד עם תהליך מסורתי שלא היה יעיל מבחינה תפעולית ויקר. לאחר אימוץ חתימות אלקטרוניות, הם ייעלו את תהליך הגשת הבקשה מ-52 ימים ל-10 דקות. בנוסף, הם חסכו 10 דולר לעסקה, 200,000 דולר בעלויות ממשיות (בתוך 5 חודשים בלבד) ו-500,000 דולר בעלויות עבודה.

איך חתימות אלקטרוניות פועלות? מה הן מציעות?

הצעות חתימות אלקטרוניות משתנות בהתאם לספק, אך רוב הפתרונות מכסים כל דבר, החל מיצירת מסמכים ועד אימות זהות ודיווח עסקאות. פתרון חתימה אלקטרונית יכול גם לחזק את התאימות ולהוריד את העלות הכרוכה במסמכים מבוססי נייר (כולל נייר, לפעמים דמי משלוח, דיו, טונר, ארונות אחסון פיזיים וכו').

בהתאם לספק החתימה האלקטרונית, היתרונות עשויים להשתנות, אך לרוב הארגונים יהיו הצעות דומות, כולל:

אבטחת זהות חותם: גישה למגוון רחב של אפשרויות אימות ואימות זהות כדי להבטיח שהחותמים אכן מי שהם טוענים להיות לפני מתן גישה למסמכים.

אינטגרציות קלות: אינטגרציות לחתימה אלקטרונית ויכולות זרימת עבודה לתוך האפליקציה או האתר עם API פתוח וערכות SDK נתמכות במלואן.

אבטחה: הגנה על משתמשים ומסמכים אלקטרוניים מפני הונאה באמצעות הצפנת חתימה דיגיטלית. אוטם מסמכים לאחר כל חתימה ומבטל אותם באופן חזותי אם מתבצעים שינויים. תאימות משופרת: אימות תוקף המסמך החתום ונתיבים מקיפים מקצה לקצה בשוק.

יעילות תהליכים: עסקאות דיגיטליות לייעול תהליכים ולמניעת סיכונים הקשורים לשגיאות במסמכים, כגון חתימות ונתונים חסרים.

אחסון דיגיטלי מאובטח: כספת אלקטרונית שיכולה לשמר את שלמות המסמכים החתומים במהלך חיי ההסכם.

שוקלים עסקאות דיגיטליות מאובטחות

עם יותר עסקאות המתרחשות באינטרנט מאי פעם, ארגונים חייבים להיות מודעים לנוף האיומים המתפתח. מאז מאי 2020 לבדו, מספר התקפות הפישינג שולש וגדל ב-65% לעומת תקופת המחקר השנתית הקודמת. יתר על כן, זיופים עמוקים וצורות אחרות של מדיה סינתטית הופכות מתוחכמות יותר. למרות שחתימות אלקטרוניות ייעלו את הפעילות, ללא אבטחה מתאימה, המסמך, זרימת העבודה של החתימה והחותם נמצאים בסיכון. אבטחת עסקאות מקוונות מעולם לא הייתה קריטית יותר, ולכן ארגונים צריכים להתמקד בהשקעה בפתרונות חתימה אלקטרונית אמינים. אבל מה עליהם לחפש בספק?

השורה התחתונה היא שכאשר מחפשים פתרון לניהול תהליכי החתימה שלכם, חשוב לוודא שהוא בנוי על טכנולוגיית חתימה דיגיטלית כדי להבטיח את שלמות המסמך ואת החתימות הבסיסיות. "תווית לבנה" היא גם משהו שכדאי לחפש אצל ספק. מונח זה מתייחס להוספת לוגו של ארגון והתאמה אישית של תוכן הדוא"ל/דומיין השולח כדי לשקף את מותג הארגון. עסקה ממותגת במלואה מחזקת את אמון הלקוחות ומבטיחה לכם להשיג את שיעורי האימוץ הגבוהים ביותר.

חתימות עברו כברת דרך ארוכה מאז חתימה פיזית על מסמכים, והן רק ימשיכו להתפתח ולהיות לא קונבנציונליות יותר – רק הזמן יגיד. עם זאת, דבר אחד בטוח: שוק החתימות האלקטרוניות מאמץ חוויות מאובטחות המבטיחות את שלמותן של עסקאות והסכמים דיגיטליים. הן כבר החלו להפוך לנכס אסטרטגי לתמיכה בתהליכים הדיגיטליים של ארגונים.

עם זאת, ניתן לבצע עסקאות מאובטחות מבלי לפגוע בחוויית הלקוח. כשמדובר בבחירת ספק חתימות אלקטרוניות, יש לשלב אימות זהות ואימות בפתרון כדי להגן על הצדדים המעורבים בעסקה.