מה זה תוכנית לפרויקט ואיך ליצור אחת ב-5 שלבים?

כשמחליטים לקחת על עצמכם פרויקט מסוים, זה יכול להיות די מרתיע בהתחלה. מאיפה כדאי להתחיל? תוכנות עסקיות, החל מתוכנות לניהול פרויקטים ועד פתרונות CRM הטובים ביותר, יכולות לעזור, כמובן, אבל מה שארגונים באמת צריכים זו תוכנית. אבל גם גיבוש תוכנית פרויקט אינו בהכרח פשוט.

תוכנית פרויקט היא למעשה תיאור ברור של מהו הפרויקט שלכם, מה אתם רוצים להשיג וכיצד אתם מתכוונים לבצע אותו. תכנון הפרויקט בדרך כלל יציג לוחות זמנים מסוימים, וכן יגדיר את המשאבים שתשתמשו בהם. 

תכנון פרויקט יכול ללבוש מגוון צורות וסביר להניח שישתנה בהתאם למטרות הפרויקט, לתעשייה של החברה, לבעלי העניין ולגורמים רבים אחרים. עם זאת, כללנו חמישה שלבים שיעזרו לכם להתחיל את תוכנית הפרויקט שלכם בצורה נכונה.

מהי תוכנית פרויקט וכיצד ליצור אחת ב-5 שלבים?

שלב 1: הגדירו את בעלי העניין שלכם

גם אם הפרויקט שלכם הוא עניין של עשייה בודדת, סביר להניח שאנשים נוספים יהיו מעורבים, בין אם מדובר בלקוחות או יריבים מסחריים. בסופו של דבר, רוב הפרויקטים עוסקים באנשים, ולכן הצעד הראשון בבניית תוכנית הפרויקט צריך להיות הגדרת בעלי העניין. 

עסקים צריכים לכלול כל מי שיש לו עניין בפרויקט בעת הצגת בעלי העניין – הן בתוך הארגון והן מחוצה לו. יש להיפגש עם בעלי עניין אלה במידת האפשר ולבקש מהם לדון בצרכים ובציפיות שלהם מהפרויקט. יש להגדיר את תפקידיהם, תוך התחשבות בכך שלחלק מבעלי העניין עשויים להיות מספר תפקידים בתוך פרויקט אחד.

תוכנת CRM הטובה ביותר יכולה לעזור לעסקים לשפר את התקשורת, מה שישפר את מעורבות בעלי העניין בתוך החברה. במקביל, למחלקות שיווק כנראה יש פתרונות משלהן ליצירת פרסונות קונים כדי לסייע ביצירת קווי מתאר של 360 מעלות של בעלי עניין של צרכנים. 

שלב 2: קבעו את המטרות שלכם

השלב הבא בבניית תוכנית הפרויקט הוא לתאר את המטרות שלכם. ללא מטרה ברורה, הפרויקט שלכם יכשל ללא מטרה וללא דרך למדוד הצלחה. הגדרת מטרות הפרויקט שלכם תקבע גם את הצורה הסופית של הפרויקט. המטרות שלכם יסייעו גם לקבוע היכן יוקצו משאבים ובאילו כלים תשתמשו. לדוגמה, אם אחת המטרות העיקריות של הפרויקט שלכם היא להפיק תובנות ברורות יותר לגבי הלקוחות, אז פלטפורמת בינה עסקית צפויה להיות חיונית. 

בנוסף לרשימת המטרות שלכם בעת יצירת תוכנית פרויקט, זכרו שלא כל המטרות חשובות באותה מידה. קביעת סדרי עדיפויות היא חלק חשוב ביצירת מטרות, כך שתוכלו למקד משאבים בתחומים הנכונים. תארו את המשימות הנדרשות כדי לעמוד ביעדים החשובים ביותר שלכם (ניהול משימות עשוי לעזור כאן) ובדקו אם כמה כלי ויזואליזציה של הפרויקט יכולים לספק בהירות נוספת. תרשים גאנט, לדוגמה, יכול לעזור בקביעת סדרי עדיפויות של משימות ומיפוי תלויות בפרויקט.

שלב 3: צור לוח זמנים

תוכנית פרויקט לא רק אומרת לכם מה לעשות ובאיזה סדר לעשות זאת; היא גם עוזרת ליצור מסגרת זמן לפרויקט שלכם. בעת יצירת תוכנית פרויקט, עסקים צריכים לקבוע לוח זמנים מוקדם ככל האפשר. חשוב להיות מציאותיים כאן ולהביא בחשבון את העובדה שרוב הפרויקטים ייתקלו במכשול בשלב מסוים. גמישות תהיה חשובה אם יש צורך לשנות את לוחות הזמנים לאור התפתחויות חדשות.

למעשה, כל ציר זמן המהווה חלק מתוכנית הפרויקט שלכם צריך לבחון את הסיכונים ולהביא אותם בחשבון. זהו סיכונים לא רק כדי לגבש אסטרטגיות הפחתה, אלא גם כדי להעריך איזה סוג של השפעה עלולה להיות להם על הפרויקט. האם הם עלולים לעכב את השלמת הפרויקט? האם הם עלולים לפגוע בתוצאות שלכם? 

מטריצה פשוטה, מהסוג הנכלל לעתים קרובות במערכות CRM רבות לעסקים קטנים, יכולה לעזור לכם להבין טוב יותר את מסגרת הזמן הסבירה לפרויקט שלכם. חשבו היטב מי יהיה אחראי על כל משימה וקחו בחשבון את רוחב הפס של האדם לפני שאתם קובעים מועד אחרון להשלמה. רשמו כל בעל עניין שאליו צריך להיות אחראי – כנראה ראש צוות או מנהל – והישארו מעודכנים. אל תחכו עד שיחלוף המועד האחרון לפני שאתם בודקים את מצבם של עובדים בודדים. השתמשו במדדים כדי להבין כיצד הדברים מתקדמים, אם נדרשת תמיכה נוספת, והאם לוח הזמנים הראשוני שהגעתם אליו עדיין בר ביצוע.

שלב 4: תקשורת

לאחר שגיבשתם תוכנית פרויקט ראשונית, ישנם מספר שלבים לפני ששלב התכנון יושלם רשמית. ודאו שהתוכנית שלכם משותפת עם כל בעלי העניין הרלוונטיים כחלק מדיון פתוח. אם ישנן חששות כלשהם, אפשרו לאותם בעלי עניין לשתף אותן בחופשיות. תכנון הפרויקט צריך להיות תהליך מתמשך כאשר משוב תמיד יתקבל בברכה. 

אם לבעל עניין יש תשומה חשובה, ייתכן שתרצו להעריך מחדש את התוכנית שלכם ולדווח על כל שינוי שביצעת. שאלו את בעלי העניין אם הם מבינים היטב את התוכנית שגיבשתם. אם ישנן הסתייגויות, סביר מאוד שהתוכנית שלכם לא תניב את התוצאות שאתם מחפשים. וזכרו שהפרויקט שלכם אינו קיים בבידוד. כל משוב – מהתוכנית הראשונית או לאחר סיום הפרויקט – יכול לעזור בתכנון התוכנית הבאה כדי שהדברים יתנהלו אפילו טוב יותר.

שלב 5: הערכה סופית

לאחר שיישמתם את התוכנית, הגיע הזמן להעריך כיצד הדברים התנהלו. האם התוכנית הובילה לתוצאה הרצויה? מה ניתן לתקשר טוב יותר? מה הייתם משנים בפרויקט הבא? ערכו הערכה סופית יסודית המכסה את שלב התכנון, היישום והתוצאות. 

בקשו חוות דעת ממספר בעלי עניין גם כן בעת ביצוע ההערכה הסופית. ייתכן שחשבתם שהפרויקט היה הצלחה ללא תנאי, לדוגמה, אך ייתכן שהעובדים שלכם היו מותשים עקב מה שראו כציפיות לא מציאותיות. שיחה עם בעלי עניין שונים היא הדרך היחידה לקבל תמונה מקיפה של הצלחת הפרויקט. דו"ח רשמי יכול לעזור להבהיר את החוזקות והחולשות של כל פרויקט, כך שתוכלו להפיק ממנו את הלקחים הנדרשים.

האם באמת צריך תוכנית פרויקט?

כמובן, אתם יכולים לוותר על שלב התכנון ולהתחיל לעבוד בראש מעייניהם בפרויקט הבא שלכם – אבל זה כנראה לא רעיון טוב. תוכנית פרויקט מספקת מבנה סביב מה שאתם רוצים להשיג, מתי, עם מי ואיך. זהו צעד חשוב – ולמרות שהוא לא יבטיח את הצלחת הפרויקט, הוא יספק בהירות לגבי מה הלך טוב ומה לא.