מה זה תוכנת ניטור עובדים איך היא פועלת?

תוכנת ניטור עובדים מתייחסת לפלטפורמות המאפשרות לך לעקוב אחר פעילות העובדים שלך. הן מאפשרות לך לעקוב אחר שעות עבודה, מיקום, שימוש במחשב וכו'. הן שימושיות במקומות עבודה משרדיים, מרוחקים או היברידיים. מאמר זה יסביר על תוכנת ניטור עובדים וכיצד היא פועלת.

מהי תוכנת ניטור עובדים?

תוכנת ניטור עובדים היא תוכנה המאפשרת למעסיקים לאסוף נתונים חשובים על פעילות עובדיהם. ניתן להשתמש בה כדי לנטר את פעילותם של עובדים במשרד או עובדים מרחוק. 

כלי ניטור עובדים אינם מפחידים, למרות שההגדרה עשויה לגרום להם להיראות כך. הם מודדים את פעילויות הארגון בצורה לא פולשנית ומבטיחים פרטיות המשתמש. הם מיועדים אך ורק לניטור פעילויות הקשורות לעבודה ולעולם לא לעניינים אישיים.

תוכנה זו בעלת ערך רב משום שהיא מסייעת למעסיקים לאסוף נתונים על עובדיהם. היא מאפשרת למעסיקים לדעת מתי הפרודוקטיביות הרחבה יותר נופלת מאחור, וזקוקה להתאמות מיידיות כדי להנחות את העובדים לפרודוקטיביות טובה יותר. היא מודיעה למעסיקים מה עובד הכי טוב עבור הצוות וכיצד להתאים את האסטרטגיה שלהם לפרודוקטיביות אופטימלית.

כלי ניטור עובדים מאפשרים לך לעקוב אחר העובדים במגוון דרכים, כולל:

מעקב אתרים : רישום אתרי האינטרנט שבהם ביקרתם במהלך שעות העבודה, ומאפשר לכם לנתח את הזמן המושקע בעבודה פרודוקטיבית.

ניטור דוא"ל : מעקב אחר דוא"ל עבודה נכנס ויוצא כדי למנוע דליפות נתונים.

ניטור שיחות : האזנה לשיחות הקשורות לעבודה, למשל שיחות תמיכת לקוחות, כדי לנתח אותן ולזהות תחומים הדורשים שיפור.

ניטור מיקום : מעקב אחר זמני כניסה ויציאה של עובדים.

ניטור רשת : מאפשר למעסיקים לנטר פעילויות רשת כדי למנוע דליפות נתונים ושימוש לא מורשה בנתונים.

רישום מקשים : רישום יומני מקלדת במחשבים שהונפקו במקום העבודה.

וידאו : התקנת מצלמות מעקב במקום העבודה לניטור פעילויות כלליות. 

תכונות של תוכנת ניטור עובדים

אלו הן התכונות שניתן לצפות להן בפלטפורמת ניטור עובדים:

1. רישום הקשות מקשים

התוכנית שלך צריכה לאפשר לך לתעד כל טקסט שהוקלד במכשיר עבודה. כמנהל, אתה אמור להיות רשאי לעיין בהיסטוריית המקשים הרשומה של כל מכשיר ספציפי כדי לאסוף תובנות. לדוגמה, אתה יכול לזהות את מקור דליפת הנתונים על ידי בדיקת מי הקשות המקשים מגלות שהוא ניגש לנתונים הספציפיים בזמן נתון.

2. צילום מסך חי

צילומי מסך הם דרך אמינה לנטר את פעילויות העבודה של העובדים. אינכם צריכים להשתמש במקליט מסך חי, שלעתים קרובות גורם לאי נוחות למשתמשים. במקום זאת, תוכנת הניטור שלכם צריכה להיות מסוגלת לצלם צילומי מסך במרווחי זמן ספציפיים כדי לאשר שהעובד מבצע את עבודתו הנדרשת. 

לדוגמה, ניתן להגדיר את תוכנת הניטור שלכם לצלם צילום מסך כל 10 דקות. לאחר מכן, ניתן לצפות בכל צילומי המסך שצולמו עבור כל העובדים בגלריה אחת. אם צילומי המסך של עובד מורכבים בעיקר מפעילויות שאינן קשורות לעבודה, ניתן לבקש ממנו הבהרה ולנקוט פעולה נוספת.

תוכלו גם למצוא כלי ניטור עובדים המציעים ניטור מסך חי אם זה מה שאתם רוצים.

3. מעקב זמן

ניהול זמן קשור קשר הדוק לפרודוקטיביות. תוכנת ניטור העובדים שלך צריכה להציע כלי למעקב אחר שעות עבודה ופסק זמן, במיוחד עבור עובדים שעתיים. תכונה זו מאפשרת לך לעקוב אחר שעות העבודה ולהבטיח שהעובדים יעמדו בחלקם בחוזה.

תוכנת ניטור העובדים צריכה לאפשר לכם להקצות משמרות באופן מקוון, כאשר כל עובד יקבל הודעה על המשמרות שהוקצו לו. עליכם לנהל לוח מחוונים לניטור שעות העבודה של כל העובדים ולזיהוי מהיר של אנומליות הדורשות תשומת לב נוספת.

4. ניטור דוא"ל וצ'אט

הפלטפורמה שלכם צריכה לאפשר לכם לנטר מיילים וצ'אטים של החברה. עליכם לתעד מי שלח וקיבל צ'אטים או מיילים דרך חשבונות החברה. לדוגמה, אם כתובת דוא"ל של מקום העבודה שולחת נתונים לכתובת חשודה, עליכם להיות מסוגלים לזהות זאת ולהפעיל אזעקה. ניטור דוא"ל עוזר לכם למנוע מעובדים גישה והעברת נתונים ללא אישור.

5. היסטוריית גלישה

עליך להיות מסוגל לצפות בהיסטוריית הגלישה של מכשירי העבודה לאחר התקנת תוכנת הניטור. תכונה זו מאפשרת לך לנטר אם העובדים מבלים את זמנם בעבודה פרודוקטיבית. היא גם מאפשרת לך לדעת אם עובדים מבקרים באתרים חשודים שעלולים לפגוע ברשת הארגונית שלך.

עדיף שתוכלו לחסום אתרים ספציפיים מרשת החברה שלכם כדי למנוע דליפות נתונים. עובדים יראו הודעת שגיאה אם ינסו לבקר באתרים כאלה.

6. התראות

תוכנית טובה לניטור עובדים אמורה לאפשר לכם לקבל התראות אוטומטיות על סמך התנהגות חשודה. לדוגמה, תוכלו להגדיר את המערכת להתריע למנהל אם עובד מנסה לבקר באתר חסום או מנסה לבקר בדף פנימי עם מידע רגיש. המערכת תצלם אוטומטית צילום מסך כדי להציג אותו כהוכחה ותתריע בפניכם על כל פעולה נדרשת.

7. ניטור רשת

תוכניות ניטור עובדים צריכות לאפשר לכם לעקוב אחר השימוש של העובדים ברשת. לדוגמה, תוכלו להגדיר מסננים כדי למנוע מעובדים לבקר בקטגוריות אתרים ספציפיות, למשל, הימורים ואתרים אפלים שגורמים זדוניים מכוונים אליהם לעתים קרובות. תוכלו להגדיר מגבלות הורדה עבור מכשירי עבודה כדי לייעל את השימוש ברוחב הפס. עליכם להיות מסוגלים לנטר מרחוק את המסך של מכשיר מחובר.

יתרונות תוכנת ניטור עובדים

תוכנת ניטור מציעה מגוון יתרונות למעסיקים, ביניהם:

1. ניהול פרודוקטיביות

פרודוקטיביות היא הבסיס של כל חברה, וכלי ניטור עובדים מקלים על ניהול הפרודוקטיביות. כלים אלה מאפשרים לכם לאסוף תובנות חשובות לגבי פרודוקטיביות במקום העבודה ולהתאים את האסטרטגיה שלכם כדי למקסם את הפרודוקטיביות.

לדוגמה, התוכנה מאפשרת לך לנטר את טווח הזמן שבו העובדים הם הפרודוקטיביים ביותר. בעזרת מידע זה, תוכל להאציל משימות חשובות לטיפול בטווח זמן זה. 

תוכנת ניטור מעודדת אחריות מצד העובדים. אנשים מוכנים יותר לעשות את העבודה הנדרשת כאשר הם יודעים שקיימת מערכת ניטור. זה לא חייב להיות פולשני; משהו פשוט כמו מערכת מעקב זמן מעודד עובדים להיות אחראים יותר.

2. אבטחת מידע

גישה בלתי מורשית לנתונים עלולה לגרום נזק חמור לכל ארגון. כלי ניטור עובדים מסייעים במניעת אובדן נתונים. 

אֵיך? 

תוכנת ניטור עוקבת אחר השימוש במחשב של העובדים שלכם, ומודיעה לכם מי ניגש לנתונים ובאיזו שעה. תוכלו לעקוב אחר חיפושים באינטרנט והיסטוריית נתונים כדי לדעת מי ניגש לקישור ספציפי. תוכלו לעקוב אחר יומני מפתח כדי לדעת מי הוריד או הדליף מידע כלשהו. תוכלו לעקוב אחר גישה לרשת ויומני תנועת קבצים כדי לראות מי ניגש לקבצים ספציפיים.

כלי ניטור עובדים משמשים כעין מפקחת בארגון שלך, וצופים באופן שבו העובדים מטפלים במידע רגיש. 

3. תאימות

תוכנת ניטור עובדים נדרשת על פי חוק בתעשיות מסוימות כמו רפואה, שירותים פיננסיים ומשפטים. לדוגמה, בנקי השקעות חייבים לשמור יומני רישום של כל מי שניגש לנתונים ספציפיים במקרה של חקירות. מוסדות רפואיים חייבים לנטר מי ניגש לנתוני מטופלים רגישים כדי שניתן יהיה לאתר דליפות פוטנציאליות.

בתעשיות אלו, אתם זקוקים לכלי ניטור עובדים כדי לעמוד בתקנות, אחרת אתם מסתכנים בקנסות כבדים או באיסורים.

4. הגנה מפני אחריות משפטית

תוכנת ניטור עובדים מסייעת לכם להגן מפני אחריות במקרה של סכסוכים. התוכנה מאפשרת לכם לשמור תיעוד מדויק של פעילויות העובד (שעות עבודה, מגמות נוכחות, פעילויות גלישה וכו'). תוכלו לעיין בתיעוד זה בבית המשפט אם מתעוררות סכסוכים.

לדוגמה, אם עובד ננזף על גישה בלתי מורשית לנתונים ומגיש תביעה, תוכלו להשתמש בתוכנה כדי להוכיח שהעובד טיפל בנתונים בצורה לא נכונה. תוכנת ניטור מספקת לכם עקבות תיעודיים שתוכלו להתייחס אליהם במקרים משפטיים.

5. הגדלת ההכנסות

פרודוקטיביות נמוכה עולה לעסקים גלובליים סכומים עצומים מדי שנה. ניתן להפחית הפסדים כאלה עבור העסק שלך על ידי שימוש בכלי ניטור עובדים. כלים אלה מנתחים את פעילות העובדים שלך ומפיקים תובנות חשובות. 

לכמה לקוחות הצוות שלכם מטפל מדי יום? כמה שיחות תמיכה הם מטפלים מדי יום? כמה ארוחות מוגשות בשעה במסעדה שלכם? אלו הן סוגי התובנות שאתם מקבלים בקלות בעזרת תוכנת ניטור. אחרת, תצטרכו לאסוף את הנתונים האלה באופן ידני, מה שדורש הרבה יותר זמן ומאמץ.

בעזרת התובנות שתקבלו, תוכלו לייעל את תהליכי העסק שלכם לשיפור הפרודוקטיביות ולקבל פיצוי על אובדן הכנסות. לדוגמה, אם צוות התמיכה אינו סוגר את מספר הפניות האופטימלי מדי יום, תוכלו לספק הכשרה נוספת או לגייס צוות נוסף כדי להגיע לרמה האופטימלית ולשמור על שביעות רצון הלקוחות שלכם.

שיקולים אתיים ומשפטיים של כלי תוכנה לניטור עובדים

כל מעסיק המפעיל תוכנת ניטור חייב לשקול את ההיבטים המשפטיים והאתיים. ישנם כללים שיש לפעול לפיה כדי לנטר את פעילויות החברה באחריות. שימוש יתר עלול להביא להשלכות משפטיות משמעותיות או לגרום לירידה בפריון, ההפך ממה שחיפשת מלכתחילה.

בואו נבחן כמה שאלות בנוגע לאתיקה ולחוקיות של כלי ניטור עובדים.

האם כלי ניטור עובדים חוקיים?

כן, הם חוקיים כל עוד אתם פועלים לפי חוקי איסוף הנתונים הרלוונטיים בתחום השיפוט שלכם. חוקי מקום העבודה מאפשרים למעסיקים לנטר דיגיטלית את פעילויות העובדים במידה מסוימת. הניטור מוגבל לפעילויות תאגידיות. לדוגמה, מעסיקים יכולים להקליט שיחות טלפון הקשורות לעבודה אך לא שיחות אישיות. מעסיקים יכולים לנטר פעילויות דוא"ל הקשורות לעבודה אך לא התכתבויות דוא"ל אישיות.

עליך להנפיק מכשירי עבודה נפרדים לעובדים כדי שיוכלו לנטר את פעילותם. ניטור מכשירים אישיים דורש אישור מפורש, שעובדים יכולים לדחות ללא השלכות. 

בחלק ממדינות ארה"ב, כמו קונטיקט ודלאוור, מעסיקים חייבים לספק הודעה רשמית לעובדים לפני ניטורם. במדינות האיחוד האירופי (EU), עובדים חייבים גם להסכים באופן אישי לאיסוף הנתונים שלכם, עם הסבר ברור לגבי אילו נתונים נאספים ומדוע.

בדקו את החוקים הרלוונטיים בתחום השיפוט שלכם לפני התקנת תוכנת ניטור עובדים. באופן כללי, עליכם לבנות תרבות של אמון, ולהודיע לעובדים מדוע אתם מתכננים להתקין תוכנת ניטור ומתי אתם רוצים לעשות זאת. עליהם לדעת אילו נתונים נאספים, כיצד הם משמשים ומה הצורך באיסוף הנתונים. תרבות של אמון גבוה בין מעסיקים לעובדים תורמת רבות לפרודוקטיביות.

האם זה מוסרי להשתמש בתוכנת ניטור עובדים?

כן, שימוש בכלי ניטור עובדים הוא אתי אם אתם עוקבים רק אחר פעילויות הקשורות למקום העבודה. לרוב כלי ניטור העובדים יש תכונות שניתן לראות פולשניות. לדוגמה, רבים מאפשרים למנהלים לצלם צילומי מסך באופן אוטומטי במרווחי זמן מוגדרים כדי להוכיח שהמשתמש עובד. תכונת רישום המקשים גם שומרת תיעוד של כל מקש שהמשתמש מקליד.

בגלל תכונות פולשניות אלו, עליכם להגביל את הניטור לפעילויות במקום העבודה. אל תנסו לנטר פעילויות אישיות, אחרת אתם מסתכנים בהשלכות משפטיות ובשבירת האמון שלכם עם העובד. אם אתם מתקינים תוכנת ניטור, מומלץ לשלוח לעובד מכשיר עבודה נפרד וליידע אותו שהפעילויות במכשיר זה ינוטרו. ניטור פעילויות אישיות הוא אסור.

שימוש אתי אינו כרוך רק באופן שבו אתם אוספים נתונים; גם לשם מה אתם משתמשים בנתונים חשוב. השתמשו בהם רק כדי להפיק תובנות שישפרו את הפרודוקטיביות במקום העבודה. אל תשתמשו בנתונים כדי לחטט בפעילויות האישיות של העובדים ולשבור את האמון שבניתם איתם.

קחו בחשבון את פרטיות הנתונים בעת פריסת תוכנת ניטור. הנתונים שאתם אוספים צריכים להישאר ולהסתיים במקום העבודה. כל נתונים שנאספים ממכשירי עבודה צריכים לשמש לפעילויות הקשורות לעבודה בלבד. חשיפת הנתונים לגורמים לא מורשים ללא הסכמה מפורשת היא אסורה.

גורמים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת תוכנת ניטור עובדים

אלו הם השיקולים העיקריים בעת בחירת כלי ניטור עובדים:

1. עלות

השוו את המחירים של תוכניות שונות ובחרו אחת שאתם יכולים להרשות לעצמכם בטווח הארוך. כלי ניטור גובים בדרך כלל תשלום חודשי או שנתי קבוע לכל מכשיר, מה שמקל על הערכת הסכום שתשלמו.

2. קלות שימוש

אתם זקוקים לכלי עם ממשק אינטואיטיבי שקל לנווט בו. מערכת ניטור העובדים צריכה להיות קלה להתקנה ולניהול על גבי מספר מכשירים. עליכם להיות בעלי לוח מחוונים אינטראקטיבי לניטור פעילויות העובדים ולחילוץ תובנות.

3. מדרגיות

אתם זקוקים לכלי שניתן להרחיב בקלות מבלי להתפשר על מהירות וביצועים. אתם אמורים להיות מסוגלים להתקין את המערכת על יותר מכשירים ככל שהחברה שלכם תגדל, והיא תמשיך לעבוד כרגיל. המערכת לא אמורה להיות מושפעת באופן משמעותי משימוש מוגבר.

4. תמיכת לקוחות

אתם זקוקים לתוכנת ניטור עובדים עם צוות תמיכה מעולה. הצוות צריך להיות זמין ליצירת קשר בטלפון, בצ'אט חי או בדוא"ל, במידת האפשר, 24/7.

הסברנו מה שאתם צריכים לדעת על תוכנת ניטור עובדים; מה היא עושה, התכונות שלה, היתרונות שלה והשיקולים המשפטיים והאתיים הכרוכים בשימוש בה. הסברנו גם את השיקולים החשובים ביותר בבחירת תוכנת ניטור עובדים. עקבו אחר הטיפים שלנו, וסביר להניח שתבחרו פלטפורמה שתעריכו בטווח הארוך.