5 דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת ​​רכישת תוכנה לניהול פרויקטים

5 דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת ​​רכישת תוכנה לניהול פרויקטים ניהול עסק וניהול צוות יכול להיות לעתים קרובות תהליך אינטנסיבי וקשה הכולל סיבוב של הרבה צלחות בבת אחת. השגת התוכנה הטובה ביותר לניהול פרויקטים היא המפתח ביותר, במיוחד כשהארגון שלך גדל. 

אם אתם קוראים את המאמר הזה, סביר להניח ששמעתם על השחקנים המרכזיים בתעשייה – Microsoft Project , Asana , Trello ומירו ביניהם – אז היום אנחנו מתמקדים כיצד לקבל החלטות חכמות לגבי אילו שירות לשימוש. 

הדבר המרכזי שיש לזכור הוא שהצרכים של כל ארגון שונים, ולכן אפילו האפשרות הנראית ברורה מאליה עשויה להיות לא ממש נכונה. בהתחשב בהשפעה שיכולה להיות לירידה בפרודוקטיביות, החלטות אלו חשובות. 

כדי לעזור לך לעשות בחירה טובה, חשבנו על חמישה דברים שכדאי לשים לב אליהם בעת רכישת תוכנה לניהול פרויקטים, הכוללים כמה גורמים נפוצים שצריך להיכנס לבחירתך. בוא נקפוץ פנימה. 

• תוכנה לניהול פרויקטים: כלים חינמיים לעומת כלים בתשלום

מדרגיות וגמישות

תוכנה לניהול פרויקטים צריכה להיות מסוגלת לצמוח לצדך ולצד הארגון שלך, כלומר היכולת להגדיל את מספר המושבים (או המשתמשים) חשובה, וכדאי שתשים לב לעלות למשתמש בעת ההרשמה. 

הרבה אפשרויות מציעות סולם הזזה לשימוש, והבעיה הזו פירושה שאתה מוסיף צוות ולכן סביר להניח שאתה מצליח. אז אל תאבד יותר מדי שינה! אבל חשוב לא להיתפס אם הרווחים שלך בפריון יהפכו לרווחים. 

יש גם כמה עסקאות טובות כדי להיות קשות. Basecamp , אחד מכלי הפרודוקטיביות הארוכים ביותר, מאפשר לך לעבוד על עד שלושה פרויקטים עם 20 אנשים בחינם, ואז יש רק תוכנית אחת בתשלום. בקצה השני של הספקטרום, Microsoft Project – הבחירה שלנו עבור התוכנה הטובה ביותר – עשויה להיות יקרה עבור ארגונים גדולים יותר, אך מציעה כמה כלים חזקים במיוחד.

לא משנה מה סדר העדיפויות שלך, מדרגיות וגמישות הם דברים שכדאי לזכור.  

עלות והחזר ROI

הבא הוא אולי הברור ביותר מבין החבורה: כמה עולה כל אחד מהשירותים. כמובן, זה ישתנה מארגון לארגון, אבל אם אתה מנהל עסק של יותר מ-10 עד 20 אנשים, זה חשוב לשקול. 

טרלו, למשל, מעריכה את התמחור שלה עבור ארגון של 50 אנשים ב-$17.50 למשתמש לחודש, ויורד ל-7.38$ למשתמש לחודש עבור 5,000 מושבים. Asana בינתיים עולה בין 9.49 ליש"ט למשתמש לחודש ל-20.99 ליש"ט למשתמש לחודש. Microsoft Project יכול לעלות עד £45.20 למשתמש לחודש.  

העובדה שרבים מהשירותים מציעים שקיפות בתמחור הופכת את העבודה שלכם להרבה יותר קלה, אבל כדאי להתעמק בפרטים ספציפיים של מה שכל שירות מציע, כי הדברים הקטנים האלה עשויים להניע החלטה כזו או אחרת. 

כדאי גם לשקול אפשרויות לעלות רמה חינמית, או בסיסית, שלעתים קרובות יכולה לתת מענה לארגונים קטנים יותר של אנשים ופחות. 

• תוכנת תרשים גנט הטובה ביותר לשנת 2023

התאמה אישית ותכונות נוספות

היכולת להתאים את התוכנה לצרכים שלך ושל הארגון שלך היא אחד החלקים החשובים ביותר של כל תוכנה ארגונית. בניגוד לאפליקציות צרכניות בגודל אחד, כל עסק הוא שונה והכלים שלך צריכים לשקף זאת. 

Microsoft Project, למשל, מציע גרסאות מקומיות וגם גרסאות ענן של השירות שלו, מה שהופך אותו לאידיאלי לקישור להגדרות מקומיות של Microsoft. בינתיים, Miro מציעה יכולת התאמה אישית עצומה בגישה שלה ורשימת תכונות מסיבית. 

התעמקות בתכונות הנוספות חשובה גם היא, ולו רק כדי להשיג את תמורה לכספך. Trello מציעה גרסה שנעשתה במיוחד עבור ה-iPad Pro, שיכולה להיות פרט קטן עבור חלקם וגילוי עבור אחרים. 

אינטגרציות 

אף אפליקציה אינה אי, או כך אומרים הפתגם, וזה נכון במיוחד עבור אפליקציות לניהול פרויקטים: אתה צריך שהכל בכל חבילת הפרודוקטיביות שלך יעבוד בצורה חלקה, אחרת אתה מאבד שטח יקר. 

Slack, Google Drive, Box, Office וכל השאר, החל מלוחות שנה ועד CRM ועד חשבוניות לאפליקציות פיננסיות חייבות לעבוד עם תוכנת ניהול הפרויקטים שלך. 

עבור רבים מההצעות החדשות והחדשניות יותר, כמו Trello ו-Asana, אינטגרציות הן הלחם והחמאה שלהם, וזו עשויה להיות אחת מנקודות המכירה הגדולות ביותר שלהן. כמובן, Project עובד היטב עם אחרים – ובמיוחד עם אפליקציות של מיקרוסופט עצמה – אבל השירותים הדיגיטליים הדיגיטליים האלה לוקחים את זה לרמה חדשה. 

אפליקציות 

אחרון ובהחלט לא פחות חשוב הם האפליקציות המוצעות עם כל שירות ואיכותם. כפי שרמזנו לעיל, לא כל האפליקציות נולדו שוות וזה עשוי לעשות את ההבדל בין השירותים הללו, במיוחד אם אתה משתמש באייפד ובסמארטפונים. 

זו אולי הנפילה הגדולה של Microsoft Project, כפי שמצאנו בסקירה שלנו: השירות חסר הצעה סלולרית הגונה, ומעדיף במקום אפליקציה למחשב שולחני. למרות שזה עשוי להיות בסדר עבור חלק, אחרים באופן טבעי ירצו לחפש במקום אחר רק על בסיס זה. 

Trello מצטיין במיוחד בהצעת אפליקציות בכל הפלטפורמות – Windows, macOS, iPadOS, iOS ו-Android – ואפילו כולל גרסה רק ל-iPad Pro, כפי שאמרנו למעלה, הזמינה להורדה ולניסיון בחינם.