5 צעדים לשימוש במערכת CRM בעסק שלך

תוכנת ה-CRM הטובה ביותר מספקת מגוון רחב של יתרונות, תוך הגברת שיתוף הפעולה, הגברת הפרודוקטיביות ובסופו של דבר, הגדלת המכירות. עם זאת, ארגונים יכולים ליהנות מיתרונות אלה רק אם הם מיישמים פתרונות CRM בהצלחה.

יישום אופטימלי של מערכת CRM תלוי בתכנון ברור, אסטרטגיה יעילה, כמו גם כישורים טכניים ואנושיים חזקים. לא תפיקו את המרב ממערכת ה-CRM שלכם אם רק תתקינו אותה ותקוו שהיא תביא באופן מיידי לעלייה חדה בנתוני המכירות שלכם. 

הטמעה מוצלחת של מערכת CRM היא הדרך היחידה לגשת ליתרונות כמו תקשורת משופרת, ניהול צינור מכירות, שיווק מותאם אישית, ניהול משימות ופונקציונליות אנליטית. בין אם אתם ארגון גדול או מחפשים את מערכת ה-CRM הטובה ביותר עבור סטארט-אפים, אלו הן ההטבות הטובות מכדי לסרב להן – הן יכולות להיות ההבדל בין הצלחה עסקית לבין סילוק על ערימת הגרוטאות של החברה. 

אם אתם רוצים ליהנות מהיתרונות של יישום CRM מוצלח, אז יש לכם מזל. זהו המאמר שידריך אתכם במסע ה-CRM שלכם. בצעו את חמשת השלבים הבאים ופרויקט ה-CRM הבא שלכם בטוח יצליח.

כיצד ליישם בהצלחה מערכת CRM בעסק שלך

שלב 1: תכננו את אסטרטגיית ה-CRM שלכם

בלי תוכנית, הטמעת מערכת ה-CRM שלכם תהיה חסרת מטרה. כל סוג של כלי עסקי, בין אם זה פתרון אחסון ענן או CRM מוביל עבור סוכני ביטוח, הוא בדיוק זה – כלי. אתם עדיין צריכים לדעת כיצד להשתמש בו כדי להשיג את התוצאות שאתם מקווים להן. ולשם כך, אתם צריכים אסטרטגיה. 

בניית אסטרטגיית CRM צריכה להתחיל בהגדרת צרכי הארגון שלכם. מהן הבעיות והצרכים הדחופים ביותר שלכם? ומהן הציפיות שלכם מפתרון ה-CRM שלכם? זוהי יכולה להיות דרך מצוינת להנחות אתכם בבחירת כלי CRM מתוך שפע האפשרויות בשוק. ישנם מערכות CRM בענן, מערכות CRM בקוד פתוח, מערכות CRM לגיוס עובדים וכלים רבים אחרים בעלי חוזקות וחולשות ספציפיות. אסטרטגיה ברורה תיתן לכם מושג טוב יותר איזה מהם מתאים לעסק שלכם. 

הגדירו את המטרות שלכם ועבדו בשיתוף פעולה הדוק עם בעלי עניין רלוונטיים אחרים לפני שאתם מתחייבים לאסטרטגיה. ואין מנוס משאלת הכסף. כל אסטרטגיה צריכה לקחת בחשבון תקציב, וזה גם ישחק תפקיד גדול בקביעת הבחירה הסופית שלכם ב-CRM. גם כאן יש מגוון רחב של אפשרויות. ישנן פלטפורמות ה-CRM החינמיות הטובות ביותר לבחירה, כמו גם פתרונות מתקדמים יותר שאינם זולים. 

שלב 2: בחירת התוכנה שלך

לאחר שהגדרתם את האסטרטגיה שלכם, הגיע הזמן לבדוק אילו פתרונות CRM מתאימים לכם. בין השחקנים המובילים, תמצאו פתרונות כמו Salesforce, Workbooks, HubSpot ועוד כמה. גם אם בחרתם בפתרון מסוים, עדיין ישנן כמה אפשרויות לבחור. תוכניות רבות מגיעות עם מספר רמות מנוי, ואולי אפילו כמה תוספות שיש לקחת בחשבון. היישום הטוב ביותר של פלטפורמת ה-CRM שבחרתם עשוי להיות תלוי בהן. 

כשאתם מעריכים את אפשרויות ה-CRM הקיימות בשוק, יש לקחת בחשבון מספר גורמים שונים, כגון תכונות, קלות שימוש, תמיכה ואינטגרציות. האחרון שבהם חשוב במיוחד, שכן הטמעה מוצלחת של CRM לא תהיה תלויה אך ורק בפלטפורמה עצמה, אלא באופן שבו היא פועלת עם פתרונות אחרים במערך ה-IT שלכם. אם יש לכם ספק, זכרו לבדוק את אפשרויות הניסיון החינמיות שמגיעות עם מערכות CRM רבות. זה מאפשר לכם לצבור ניסיון ישיר עם פתרון CRM לפני שאתם מתחייבים כלכלית, כך שתוכלו לקבל מושג טוב יותר כיצד התוכנה תיושם בחברה שלכם. 

שלב 3: תכננו את ההגירה שלכם

מערכות CRM תלויות בזרם נתונים אמין או בנתונים חזקים, לכן ארגון והעברה של הנתונים שלכם לכלי ה-CRM שלכם חיוניים לכל יישום מוצלח. העברת נתונים טומנת בחובה אתגרים רבים, לכן התחילו בביצוע הערכה יסודית של הנתונים שלכם – מה חיוני ומה מיושן. לאחר מכן המשיכו לניקוי הנתונים שלכם. ניקוי הנתונים שלכם כרוך בהסרת כפילויות ותיקון שגיאות כדי לספק סטנדרטיזציה בין הנתונים.  

כעת טען את מערכת ה-CRM החדשה שלך. מיפוי שדות הנתונים הישנים שלך לשדות החדשים במערכת ה-CRM שלך כדי לוודא שהכל נמצא במקום הנכון. אבל לפני שאתה מעביר את הנתונים שלך בסכום כולל, מומלץ לערוך ניסיון. העביר רק תת-קבוצה של הנתונים שלך כדי להדגיש בעיות פוטנציאליות בהעברה או בנתונים עצמם. לאחר מכן תוכל לעבור להעברה הסופית. אבל העברת הנתונים שלך למערכת ה-CRM שלך אינה דבר חד פעמי. בצע ביקורת של נתוני ה-CRM שלך לפחות פעם בשנה כדי לוודא שהנתונים שלך אמינים ורלוונטיים.

שלב 4: הצעת הכשרה

אם אתם מיישמים מערכת CRM חדשה לגמרי, לא הוגן להניח שהצוות שלכם ידע כיצד להשתמש בה כראוי מההתחלה. הכינו את הצוות שלכם על ידי השקת יוזמות הדרכה או תוכניות ניהול שינויים. זהו את בעלי העניין המרכזיים שיהיו המשתמשים העיקריים של מערכת ה-CRM וספקו הדרכה ומודולי הדרכה כדי להקל על כל חשש שעשוי להיות להם.

הודיעו למשתמשי CRM על כל שינוי מראש והתאימו את ההדרכה שלכם לאופן השימוש שלהם בפלטפורמה. אל תכוונו להסביר רק כיצד להשתמש במערכת – ספרו להם כיצד להפיק ממנה את המיטב. בדקו היטב את סוג תמיכת הלקוחות המוצעת על ידי ה-CRM שבחרתם, שכן זה יכול לעשות הבדל גדול מבחינת מידת הנוחות של המשתמשים עם הכלי. כאן CRM בקוד פתוח שימושי במיוחד, שכן לעתים קרובות הם מלווים בקהילה של חדשנים ששמחים לעזור בשאלות או באתגרים.

שלב 5: הערכה מחודשת, בדיקה והשקה

אסור לכם להתעצבן אם יישום מערכת ה-CRM שלכם לא מניב תוצאות מרשימות מההתחלה. לוקח זמן עד שכל שינוי או תוכנית חדשה נושאים פרי – והטמעת CRM אינה שונה. הפעילו מבחני בטא של התוכנית שבחרתם ובקשו משוב כדי לראות היכן ניתן לאשר את ההטמעה שלכם. לאחר מכן, העריכו מחדש את התוכנית לפני שאתם שוקלים השקה מלאה. שמרו על אווירה פתוחה של דיון סביב מערכת ה-CRM שלכם. פלטפורמות רבות מציעות עדכונים שוטפים, לכן הישארו בקשר עם בעלי עניין כדי לוודא שכל תוספת רצויה על ידי אנשי המכירות והשיווק שלכם.